Kopierer im Dauerbetrieb: Wartungsintervalle, Verschleißteile und was das Büro selbst tun kann

Ein Multifunktionssystem im Büro ist ein Arbeitstier: Kopieren, Drucken, Scannen, Faxen, oft mehrere Hundert Seiten am Tag. Solche Geräte sind für Hunderttausende Seiten gebaut, aber nur mit Wartung. Wer Verschleißteile nach Zählerstand tauscht, hat planbare Kosten; wer bis zum Ausfall wartet, hat Stillstand am Monatsende. Dieser Ratgeber ist für Büroleitungen, Praxismanagerinnen und alle, die „der Kopierer spinnt schon wieder“ nicht mehr hören wollen.

Genau Ihr Fall? Jetzt Formular ausfüllen und Versandinfos erhalten (2 Minuten) →

Redaktion: Technikretter-Team · Fachlich geprüft vom FBB-Werkstattnetz · FBB-Service Management GmbH, Springe

Die Verschleißteile und ihre Laufleistungen

Die konkreten Werte stehen im Servicehandbuch des Modells. Das Gerät selbst zeigt im Menü (Zähler, Wartung, Verbrauchsmaterial) den Stand vieler Teile in Prozent oder Restseiten an.

Zählerstände lesen und Wartung planen

Drucken Sie einmal im Quartal das Zählerblatt oder den Verbrauchsmaterialbericht. Notieren Sie Gesamtseiten und die Restlaufzeit der Wartungsteile. Liegt ein Teil unter zehn Prozent, planen Sie den Tausch in einer ruhigen Woche, statt ihn in der Abschlusswoche zu erleiden. Für Firmen fassen wir das in einer Wartungsempfehlung für zwölf Monate zusammen, ohne Vertragsbindung: siehe Wartung & Service für Firmen.

Was das Team selbst tun kann

• Scanner-Glas und ADF-Streifen reinigen: Der schmale Glasstreifen neben dem großen Glas ist für den Dokumenteneinzug zuständig. Ein Strich auf jeder Kopie, aber nicht auf Drucken, kommt fast immer von dort.
• Papier richtig lagern: Trocken, in der Verpackung, nicht auf dem Boden. Feuchtes Papier staut und wellt.
• Resttonerbehälter und Toner nach Anleitung tauschen; Transportsicherungen entfernen.
• Papierstau korrekt beheben: in Laufrichtung, ohne Werkzeug, siehe Papierstau beheben.
• Gerät nicht per Steckerleiste abschalten: Fixiereinheit und Firmware mögen kein hartes Trennen.

Wann der Techniker kommen sollte

• Wiederkehrender Stau an derselben Stelle trotz sauberem Papierweg.
• Streifen oder Flecken auf Drucken (nicht nur Kopien).
• Toner haftet nicht, Papier knittert, Fixierfehler-Codes (Kyocera C6000, Ricoh SC542 und Verwandte).
• Wartungsmeldung, die nach dem Bestätigen wiederkommt.
• Geräusche: Knacken, Quietschen, Schleifen.

Wir organisieren den Vor-Ort-Termin über Partnerbetriebe in Ihrer Region, je nach Verfügbarkeit, mit Fehlerbild und Zählerstand vorab, damit die richtigen Teile mitkommen: Kopierer & Multifunktionssysteme.

Miet- und Wartungsverträge: erst prüfen

Läuft das System über einen Miet- oder Klickpreisvertrag mit Service, ist der Vertragspartner zuständig und ein Fremdeingriff kann vertragswidrig sein. Bei gekauften Systemen, ausgelaufenen Verträgen oder Gebrauchtgeräten sind wir der richtige Ansprechpartner.

Aus der Werkstatt: das Wartungskit in der Abschlusswoche

Ein Steuerbüro rief uns in der letzten Januarwoche: Der Kopierer staute bei jedem dritten Blatt, ausgerechnet während die Jahresabschlüsse gedruckt wurden. Der Zählerstand lag weit über dem Intervall für das Wartungskit, die Meldung war seit Monaten weggedrückt worden. Der Partnerbetrieb vor Ort tauschte Einzugsrollen, Trennrollen und die Fixiereinheit an einem Nachmittag, weil wir die Teile anhand des Modells und Zählerstands vorab hatten bereitstellen können. Seitdem bekommt das Büro von uns einmal im Jahr eine Erinnerung mit dem voraussichtlichen nächsten Termin, ohne Vertrag, nur als Empfehlung.