Wartungsvertrag für den Kopierer: was drin ist und wann er sich lohnt

Kurz gesagt: Ein Wartungsvertrag für den Kopierer bündelt regelmäßige Inspektionen, das Reinigen des Papierwegs und den Austausch von Verschleißteilen zu einer festen Pauschale. Er lohnt sich dort, wo täglich viele Seiten aus dem Gerät kommen und ein Ausfall die Arbeit aufhält. Bei kleinem Druckvolumen bezahlen Sie vor allem Bereitschaft, die Sie kaum abrufen, und der einzelne Reparaturauftrag ist der günstigere Weg.

Was in einem Wartungsvertrag üblicherweise steht

Der Kern jedes Vertrags ist die planbare Durchsicht des Geräts, entweder in festen Abständen oder abhängig vom Zählerstand. Dabei wird der Papierweg gereinigt, Sensoren und Vorlagenglas werden vom Tonerstaub befreit, und Teile, die sich im Betrieb abnutzen, werden getauscht, bevor sie Streifen oder Staus verursachen. Dazu gehören Einzugsrollen, Trennpads, Trommel, Transferband und Fixiereinheit.

• Inspektion und Reinigung in festen Abständen oder nach Seitenzahl
• Austausch der Verschleißteile, die im Vertrag namentlich aufgeführt sind
• Toner und weiteres Verbrauchsmaterial, je nach Paket enthalten oder getrennt berechnet
• Arbeitszeit und Anfahrt des Technikers
• Eine vereinbarte Zeit, binnen der sich der Service nach einer Störungsmeldung zurückmeldet

Entscheidend ist die Grenze zwischen Wartung und Reparatur. Ein Wartungsvertrag deckt den normalen Verschleiß ab. Ein defektes Netzteil, eine durchgebrannte Steuerplatine oder ein Schaden nach Wassereinbruch ist etwas anderes und steht oft ausdrücklich im Ausschluss. Lesen Sie diese Liste zuerst, denn dort stehen meist die teuersten Bauteile.

Welche Teile sich bei hoher Auslastung zuerst melden und woran Sie das hören und sehen, steht im Ratgeber Kopierer im Dauerbetrieb.

Vier Punkte, die Sie vor der Unterschrift klären

Angebote für Wartungsverträge sehen sich auf dem Papier ähnlich und unterscheiden sich im Detail erheblich. Diese vier Fragen trennen ein brauchbares von einem teuren Angebot.

1. Umfang: Welche Verschleißteile sind namentlich enthalten, und was wird zusätzlich berechnet?
2. Arbeit und Anfahrt: Sind Arbeitszeit und Fahrtkosten in der Pauschale enthalten, auch bei einer Störung zwischen zwei Inspektionen?
3. Erreichbarkeit: Welche Rückmeldezeit ist vereinbart, und gilt sie für alle Ihre Standorte?
4. Laufzeit: Wie lange läuft der Vertrag, wie verlängert er sich, und bis wann können Sie kündigen, wenn Sie das Gerät früher ersetzen?

Notieren Sie vorher den Zählerstand und Ihr tatsächliches Monatsvolumen. Ohne diese Zahl ist jedes Angebot geraten, und Sie zahlen leicht für eine Volumenklasse, die Ihr Betrieb nie erreicht.

Vertrag oder Einzelreparatur?

Für einen Vertrag spricht hohe, gleichmäßige Auslastung: Kanzleien, Praxen, Hausverwaltungen oder ein Druckraum mit mehreren Multifunktionssystemen. Dort fallen Verschleißteile ohnehin regelmäßig an, die Pauschale ersetzt mehrere Rechnungen im Jahr, und niemand muss sich um Toner, Zählerstände und Termine kümmern.

Steht ein einzelnes Gerät in einem kleinen Büro und gibt überschaubare Mengen aus, ist der einzelne Auftrag meist die günstigere Wahl, zumal Sie sich nicht binden. Das Gleiche gilt, wenn der Austausch ohnehin näher rückt: Ein Vertrag bindet Sie dann an ein System, das technisch am Ende ist. Wann sich eine Reparatur noch lohnt, wiegt der Ratgeber Reparieren oder neu kaufen? ab.

Wenn der Kopierer jetzt schon streikt

Ein Vertrag hilft bei einem akuten Defekt nicht weiter, er beginnt erst mit dem nächsten Termin. Prüfen Sie bei einer Störung zuerst das Naheliegende: Netzkabel und Steckdose, ein Neustart nach kurzer Trennung vom Netz, Papierreste von Hand aus dem Papierweg nehmen, ohne Werkzeug und ohne an der heißen Fixiereinheit zu ziehen, Tonerstand und Resttonerbehälter kontrollieren, trockenes Papier aus einer frisch geöffneten Packung einlegen. Bleibt die Meldung, liegt die Ursache im Gerät.

Dann fragen Sie die Reparatur einzeln an. Drucker-Doktor vermittelt Ihre Anfrage an einen Partnerbetrieb; Kopierer und Multifunktionssysteme betreut der Techniker auf Wunsch vor Ort im Betrieb, kompakte Geräte gehen per Einsendung. Was Diagnose und Reparatur kosten, erfahren Sie vorab schriftlich, und die Arbeiten beginnen erst nach Ihrer Freigabe. Für die laufende Betreuung mehrerer Geräte führt der Weg über Wartung und Service für Firmen.

Häufige Fragen